Mucha gente lleva el mantenimiento «como puede» sin saber que, además de una buena práctica, hay una parte que la ley te exige. En España, el RD 1215/1997 regula la seguridad de los equipos de trabajo, e implica revisar las máquinas y dejar constancia de ello. Te lo explico en claro (sin ser abogado): qué obliga, qué debes registrar y cómo estar tranquilo si aparece una inspección.
- El RD 1215/1997 obliga a mantener los equipos en condiciones seguras y a hacer comprobaciones periódicas por personal competente.
- Debes conservar el registro de esas comprobaciones y de las intervenciones: fecha, qué se hizo y quién.
- El papel y el Excel te dejan vendido: en una inspección, lo que no encuentras es como si no existiera.
- Un GMAO genera ese historial solo, con fecha, autor y foto, y lo tienes localizado en segundos.
Esto es información general para orientarte, no asesoramiento legal. Para tu caso concreto (sector, tipo de equipos, PRL) consulta con tu servicio de prevención.
¿Es obligatorio registrar el mantenimiento?
En la práctica, sí. El RD 1215/1997 (que traspone la directiva europea de equipos de trabajo) obliga al empresario a que los equipos se mantengan en condiciones que no generen riesgos, y a realizar comprobaciones de los que están sujetos a influencias que puedan deteriorarlos. Y aquí está la clave: esas comprobaciones hay que poder demostrarlas, así que se conservan por escrito. No basta con hacerlo; hay que dejar constancia.
Qué exige exactamente
- Mantener los equipos de forma que sigan siendo seguros durante toda su vida útil.
- Comprobaciones periódicas (y tras cada montaje o situación excepcional) de los equipos que puedan deteriorarse.
- Que esas comprobaciones las haga personal competente para ello.
- Conservar los resultados de las comprobaciones a disposición de la autoridad laboral.
Qué debe contener el «libro de máquina»
Cada equipo relevante debería tener su historial (a veces llamado «libro de máquina») con, como mínimo:
| Dato | Por qué |
|---|---|
| Identificación del equipo | Saber de qué máquina hablamos |
| Fecha de la intervención | Demostrar la periodicidad |
| Qué se hizo | Revisión, reparación, sustitución… |
| Quién lo hizo | Personal competente / responsable |
| Resultado / observaciones | Estado y acciones pendientes |
| Evidencia (foto/firma) | Prueba de que se hizo |
Cómo demostrarlo en una inspección
Una inspección no te pide fe, te pide pruebas: fechas, qué se revisó, quién y con qué resultado. Si lo tienes ordenado y localizable, es un trámite de cinco minutos. Si está en una carpeta de papeles o en «el Excel de fulano», te toca buscar a contrarreloj — y lo que no aparece, cuenta como que no se hizo.
En cumplimiento legal, la diferencia entre estar bien y estar mal no es hacer el mantenimiento: es poder demostrar, con fecha y firma, que lo hiciste.
Por qué el papel y el Excel te dejan vendido
El registro en papel se pierde, se moja y no lo encuentras. El Excel depende de que alguien lo rellene bien y esté a mano; en cuanto lo tocan dos personas o falta el que lo llevaba, aparecen huecos. Y ninguno de los dos te da una evidencia con fecha real y foto de cada intervención. Justo lo que te van a pedir.
Cómo lo resuelve un GMAO
Un GMAO genera el historial solo: cada orden de trabajo y cada preventivo quedan registrados con su fecha, quién lo hizo, qué se hizo y con foto. Cada máquina tiene su ficha con todo su histórico, y lo encuentras en segundos filtrando por equipo. Cuando llega una inspección, en vez de buscar papeles, abres la máquina y ahí está todo. En Makine, además, los preventivos saltan solos, así que la periodicidad que exige la ley se cumple sin depender de que nadie se acuerde.
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