Casi todo el mundo empieza el mantenimiento en Excel, y tiene sentido: es gratis, lo tienes ya y para cuatro máquinas te apaña. El problema llega cuando creces y el Excel empieza a fallarte justo cuando más lo necesitas. En esta guía te enseño a montar un control decente en Excel y —lo más importante— a reconocer cuándo se te ha quedado corto.
- Excel sirve para empezar: barato y sencillo, pero tiene límites serios.
- Una plantilla mínima lleva: máquina, tarea, frecuencia, última fecha, próxima y responsable.
- Se queda corto cuando: no avisa, no va en el móvil, lo tocan varios y no hay historial ni costes.
- El salto a un GMAO no es tirar el Excel: es la base para cargar tus máquinas en una tarde.
¿Sirve Excel para el mantenimiento? Sí, hasta cierto punto
Para arrancar, un Excel es mejor que la libreta y mil veces mejor que la memoria. Te obliga a listar las máquinas y a pensar qué revisiones necesita cada una, que ya es medio camino. Como punto de partida, perfecto. El problema no es empezar en Excel; es quedarse en Excel cuando el mantenimiento se vuelve serio.
Plantilla de mantenimiento preventivo en Excel: qué columnas incluir
Si vas a montarlo en Excel, que al menos esté bien. Estas son las columnas mínimas de una plantilla de preventivo que funcione:
| Columna | Para qué |
|---|---|
| Máquina / ubicación | Identificar el equipo |
| Tarea | Qué hay que hacer (engrase, revisión…) |
| Frecuencia | Cada cuánto (mensual, 500 h…) |
| Última realización | Cuándo se hizo por última vez |
| Próxima fecha | Cuándo toca la siguiente |
| Responsable | Quién la hace |
| Estado | Hecha / pendiente / atrasada |
Usa el formato condicional para que las tareas atrasadas se pongan en rojo solas. Es lo más parecido a un aviso que vas a conseguir en Excel… pero solo funciona si alguien abre el archivo.
Un control básico de avisos y órdenes
Además del preventivo, puedes llevar una segunda hoja para las averías: fecha, máquina, qué pasó, quién la atendió y estado. Con eso ya tienes lo mínimo: preventivo por un lado, correctivo por otro. Suena bien sobre el papel; el problema aparece con el uso real.
Las 6 señales de que Excel se te ha quedado corto
- No avisa. El preventivo solo salta si alguien se acuerda de abrir el archivo. Y no se acuerda.
- No va en el móvil. El técnico está en la máquina, no delante del ordenador con el Excel.
- Se pisa. Lo tocan dos personas y aparece el «Excel_bueno_v3_FINAL_definitivo».
- Sin foto ni evidencia. No puedes adjuntar la imagen de la avería ni demostrar qué se hizo.
- Depende de una persona. Si falta quien lo lleva, nadie sabe qué estaba pendiente.
- Sin costes reales. Sumar mano de obra y repuestos por máquina a mano no lo hace nadie.
Excel no falla por ser malo. Falla porque el mantenimiento pasa en la planta y en el móvil, y el Excel se queda en el ordenador de la oficina.
Qué te da un GMAO que Excel no puede
Un GMAO para PYME resuelve justo esos seis puntos: avisa cuando toca un preventivo, va en el móvil del técnico, lo usan varios a la vez sin pisarse, guarda fotos e historial, no depende de nadie y te da los costes por máquina solos. Y no es un mundo: está pensado para que lo use gente de taller, no informáticos.
Cómo migrar de Excel a un GMAO sin dolor
Aquí está la buena noticia: tu Excel no se tira, se aprovecha. Ese listado de máquinas y tareas que ya tienes es justo lo que se carga en el GMAO para arrancar. En Makine te lo monto yo con tus datos en una tarde: cargamos tus máquinas, tu equipo y tus preventivos, y sales usándolo. El trabajo que hiciste en Excel no se pierde, se convierte en el punto de partida.
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