Hay dos maneras de que el almacén de repuestos te haga daño, y las dos duelen. La primera la conoces: rompe un rodamiento un jueves por la tarde, no está en la estantería, el proveedor lo sirve en cinco días y la máquina se queda parada. La segunda no se ve, pero está ahí: estanterías llenas de piezas que compró alguien hace cuatro años para una máquina que ya no tienes. Eso también es dinero, solo que ya lo has pagado.
- No se trata de tener de todo: se trata de tener lo que, si falta, te para la producción y tarda en llegar.
- Tres preguntas deciden si una pieza merece estantería: ¿qué pasa si falla? ¿cuánto tarda el proveedor? ¿cuánto la gasto?
- El stock mínimo no es un número redondo: es lo que consumes mientras el proveedor te sirve, más un colchón.
- Si no apuntas la pieza que se gasta en la orden, nunca sabrás lo que te cuesta de verdad esa máquina.
- Un inventario al año, con el técnico delante, arregla más de lo que parece.
El error de fondo: tratar todos los repuestos igual
En la mayoría de talleres el almacén ha crecido solo: cada avería dejó su pieza de repuesto «por si acaso» y nadie ha vuelto a mirar la estantería. El resultado es que conviven en el mismo sitio un fusible de dos euros y una tarjeta electrónica de mil doscientos, con el mismo criterio: ninguno.
La gestión de repuestos empieza por aceptar algo incómodo: no todas las piezas merecen estar guardadas. Guardar cuesta dinero (el que pagaste, que ya no está en la caja), cuesta sitio y cuesta que se estropee o se quede obsoleto. Lo que hay que decidir, pieza a pieza, es si compensa.
Las tres preguntas que deciden
Para cada repuesto, tres preguntas. Con las tres respuestas ya sabes qué hacer con él:
- ¿Qué pasa si falla y no la tengo? ¿Se para la línea entera, se para una máquina que tienes duplicada, o simplemente es una incomodidad? Esto es la criticidad, y manda por encima de todo lo demás.
- ¿Cuánto tarda el proveedor en servirla? No lo que dice el catálogo: lo que tarda de verdad. Una pieza que llega en 24 horas casi nunca merece estantería. Una que viene de Italia en tres semanas, casi siempre sí.
- ¿Cuántas gasto al año? Si gastas seis correas al año, tener dos es sensato. Si gastaste una en 2019 y ninguna más, ahí tienes dinero parado.
| Si la pieza… | Y el proveedor tarda… | Entonces |
|---|---|---|
| Para la producción entera | Más de 3 días | En el almacén sí o sí, aunque sea cara |
| Para la producción entera | Menos de 24 h | Basta con tener el teléfono del proveedor a mano |
| Para una máquina no crítica | Semanas | Una unidad, y revisar si sigue haciendo falta |
| Es de consumo habitual (filtros, correas, juntas) | Lo que sea | Stock con mínimo y punto de pedido |
| No la has usado en 3 años | Lo que sea | Fuera. Es dinero en una estantería |
En vez de mirar la estantería y preguntar «¿esto para qué sirve?», mira tus máquinas críticas y pregunta: «si esta máquina se para esta noche, ¿qué pieza voy a necesitar y la tengo?». Se hace en media hora con el jefe de mantenimiento y descubres los dos o tres agujeros de verdad.
El stock mínimo, sin fórmulas raras
El stock mínimo es el número que, cuando lo tocas, dispara el pedido. Y no es «tres» porque suene bien. La idea es sencilla: mientras esperas al proveedor tienes que seguir teniendo piezas.
Stock mínimo = lo que consumes durante el plazo de entrega + un colchón por si el proveedor falla o el consumo se dispara.
Un ejemplo real de taller: gastas 4 filtros al mes y el proveedor tarda 2 semanas. Durante esas dos semanas vas a gastar 2. Con un colchón de otros 2 por si acaso, el mínimo son 4 unidades: cuando bajas de ahí, pides. Si el proveedor es de los que falla, sube el colchón; si te sirve en 24 horas, bájalo casi a cero.
Lo importante no es acertar el número al milímetro, es que exista un número y que alguien se entere cuando se cruza. La mayoría de las roturas de stock no pasan porque el mínimo estuviera mal calculado: pasan porque nadie estaba mirando.
La pieza que se gasta tiene que salir de la orden
Aquí está el enganche que casi nadie hace bien, y es el que convierte un almacén en información útil. Cuando el técnico repara, la pieza que usa se apunta en esa orden de trabajo, no en un cuaderno aparte ni de memoria a final de mes.
Hacerlo así te da tres cosas de golpe, sin trabajo extra:
- El stock se descuenta solo. Si se ha gastado, ya no está. Sin inventarios sorpresa.
- Sabes lo que cuesta cada máquina de verdad, sumando mano de obra y piezas. Es la única forma de decidir si reparar o cambiar un equipo con un número delante.
- Ves qué pieza se repite. Si la misma bomba se lleva tres juntas al año, el problema no es la junta: es la alineación, la presión o el montaje.
Comprar: agrupa por proveedor, no por urgencia
El otro clásico: pedir cinco veces al mismo proveedor en un mes, cada vez con portes, porque nadie miró qué más estaba bajo mínimo. Agrupar lo que hay que reponer por proveedor y lanzar un pedido por semana ahorra portes, ahorra llamadas y te pone en mejor posición para negociar precio.
Y cuando llegue el material, que alguien confirme lo que ha llegado de verdad. La mitad de los descuadres de almacén nacen ahí: se pidieron 10, llegaron 8, nadie lo apuntó.
El inventario anual (sí, hay que hacerlo)
Una vez al año, con el técnico delante y sin prisa. No es para cuadrar céntimos: es para encontrar las tres cosas que siempre aparecen:
- Piezas fantasma: están en el papel y no en la estantería. Alguien las usó y no lo apuntó.
- Piezas de máquinas que ya no tienes. Se venden, se devuelven o se tiran, pero dejan de ocupar sitio y de figurar como valor.
- El almacén paralelo: la caja del técnico, el cajón de la furgoneta, el armario del taller. Ahí hay más material del que crees, y no está en ningún sistema.
Cuando un fabricante deja de dar soporte a un modelo, la pieza crítica de esa máquina pasa a ser oro. Si no la encuentras hoy, dentro de dos años tampoco. Si tienes equipos con quince años trabajando en producción, merece la pena localizar ahora esas piezas y decidir si guardarlas — o ir pensando en la sustitución del equipo.
Los cinco errores que se repiten en todos lados
- Comprar «por si acaso» sin criterio. Cada compra sin justificar es dinero que sale de la caja y no vuelve.
- No tener mínimos. Sin un número que dispare el pedido, la reposición depende de que alguien se acuerde.
- Que el stock viva solo en la cabeza de una persona. El día que esa persona está de vacaciones, no hay almacén.
- No apuntar el consumo en la orden. Sin eso, ni sabes el coste por máquina ni el stock cuadra jamás.
- Guardar sin identificar. Una pieza sin referencia, sin proveedor y sin saber en qué máquina va, es chatarra cara.
Un almacén de repuestos no se mide por lo lleno que está, sino por las veces que tuviste la pieza cuando hizo falta.
Cómo lo hace Makine
En Makine cada repuesto tiene su stock, su mínimo y su proveedor, y lo que baja del mínimo se marca solo — también en el panel, para que no haya que ir a buscarlo. Cuando el técnico cierra la orden, apunta las piezas que ha gastado y el stock se descuenta ahí mismo, así que el coste de esa reparación sale completo: horas más material. La reposición se agrupa por proveedor y sale el pedido con su PDF, y cuando llega la mercancía se confirma la recepción y el stock sube. Todo desde el móvil, con código de barras si lo quieres. Si te apetece verlo con tus piezas y tus proveedores, te lo monto yo: 1 mes gratis, implantación incluida y sin permanencia.
Preguntas frecuentes
¿Qué repuestos hay que tener siempre en stock?
Los que cumplen dos condiciones a la vez: que si fallan te paren la producción y que el proveedor tarde en servirlos. Una pieza crítica con tres semanas de plazo va al almacén aunque sea cara; una pieza crítica que te llega en 24 horas normalmente no hace falta guardarla. Aparte, el material de consumo habitual (filtros, correas, juntas, aceites) siempre lleva stock con su mínimo.
¿Cómo se calcula el stock mínimo de un repuesto?
Mira lo que consumes durante el plazo de entrega del proveedor y súmale un colchón por si falla. Si gastas 4 filtros al mes y el proveedor tarda dos semanas, durante la espera gastarás 2; con un colchón de 2 más, el mínimo son 4 unidades. Si el proveedor es fiable y rápido, el colchón puede ser mínimo.
¿Merece la pena llevar el almacén de repuestos en un Excel?
Para arrancar sirve, pero se rompe pronto por dos sitios: nadie descuenta lo que gasta en el momento (se apunta «luego» y ese luego no llega) y el Excel no avisa cuando algo baja del mínimo. En cuanto pasas de unas pocas decenas de referencias o hay más de una persona tocando el almacén, se descuadra.
¿Cómo sé lo que me cuesta el mantenimiento de una máquina?
Sumando las horas de mano de obra y las piezas consumidas en las órdenes de esa máquina. Por eso es tan importante apuntar el repuesto dentro de la orden y no aparte: si el consumo no está enganchado a la máquina, el coste por equipo no se puede calcular después.
¿Cada cuánto hay que hacer inventario de repuestos?
Una vez al año es suficiente para la mayoría de pymes industriales, y conviene hacerlo con el técnico de mantenimiento delante. Si el almacén se descuadra mucho, más que hacer inventarios más a menudo, lo que hay que arreglar es el registro del consumo en el día a día.
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